Dataskyddsbeskrivning, Primus/Wilma/Kurre

EU:s dataskyddsförordning 2016/679
Datum för utarbetande: 14.5.2019, uppdaterad 18.3.2022

Personuppgiftsansvarig

Valteriskolan
PB 101
40049 VALTERI
0295 332 700 (central)

Gemensam personuppgiftsansvarig för uppgifter som överförs till KOSKI

Utbildningsstyrelsen
Hagnäskajen 6
PB 380, 00531 Helsinki
Telefon +358 29 533 1000
Fax +358 29 533 1035
Informationsresursen Koski
Dataskyddsbeskrivning: https://studieinfo.fi/wp/dataskyddsbeskrivning/dataskyddsbeskrivning-av-koski-tjansten-2/

Kontaktpersoner i ärenden som gäller registret

Tuulia Kuntsi
PB 101, 40049 VALTERI
tel. 0295 332 811

Johanna Pulkkinen
PB 106, 90049 VALTERI
tel. 0295 29 4939

Dataskyddsombud: tietosuoja@valteri.fi

Registrets namn

Valteris MultiPrimus -elevregister och registret över sökande, lärare, personal, direktionen, operatörer och pedagogiska dokument (och dess tilläggsprogram Wilma-användargränssnittet och Kurre-programmet för läsordningar.)

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Tillhandahållandet av specialundervisning och fostran. Därtill elevurvalen i sökande-registret.

Lagstiftning:

Dataskyddslagen § 4 och § 6

Lagen om grundläggande utbildning § 17

Förordningen om grundläggande utbildning 852/1998.

Lag om nationella studie- och examensregister (KOSKI), lag om nationella studie- och examensregister 884/2017, kapitel 6.

Registrets datainnehåll och kategorier av personuppgifter

  1. Uppgifter
    Grundläggande information om eleven: efternamn, förnam, tilltalsnamn, personbeteckning, när- och postadress, hemkommun, bosättningskommun, kön, kotipuhelin, matkapuhelin, oppilastyyppi, sähköpostiosoite, kansalaisuus, äidinkieli, uskontokunta, katsomusaine, opetuskieli, viittomakielistä opetusta saavat, ryhmäohjaaja/luokanvalvoja, ryhmä/luokka ja luokka-aste/vuositaso.
  2. Studerande
    Information om elevens ämnen och kursplaner.
  3. Vårdnadshavare
    Kontaktuppgifter till elevens vårdnadshavare och nära anhöriga.
  4. Skolans beslut
    Beslut som rör eleverna som tagits i Valteriskolan
  5. Övriga organs beslut
    Beslut som rör eleven och som fattas av andra organ och som är relevanta för organisationen av elevens utbildning.
  6. Skolresa
    Information om elevens skoltransport, t.ex. transporttider, rutter och operatörer
  7. Skolnärvaro
    Information om inskrivning i förskolan, obligatorisk utbildning och tidigare skolor.
  8. Boende
    Uppgifter om boende på elevhem
  9. Pedagogiska dokument
    Pedagogiska dokument som rör eleven, t.ex. pedagogiska rapporter, IP och överföringsIP.
    I den pedagogiska bedömningen och rapporten bedöms elevens behov av stöd, i läroplanen och IP beskrivs genomförandet och organiseringen av stödet. Frågor som rör stöd för lärande och skolnärvaro registreras i olika dokument i enlighet med lagen om grundläggande utbildning och läroplanskriterierna. Dokumenten är konfidentiella och informationen i dem är endast tillgänglig för de lärare som undervisar den berörda eleven och för andra personer som behöver känna till den i sin tjänsteutövning. De kan få tillgång till information i den utsträckning som är nödvändig för deras arbete. Konfidentiell information får spridas i större utsträckning om föräldern eller vårdnadshavaren ger sitt samtycke.
  10. Tillstånd från vårdnadshavaren / tillstånd att lämna ut uppgifter
    Tillstånd att filma/video för utbildningsändamål. Tillstånd att besöka en student som använder boendetjänster. Tillstånd att delta i idrottsevenemang/tävlingar. Tillstånd att begära/ge ut hälsoinformation (hälsocentral, sjukhus, sjukförsäkring, handikappservice, rådgivningscenter/skolhälsovård, behandlande terapeuter, behandlande psykologer).
  11. Wilma-användargränssnittet
    Wilma-gränssnittet används för att informera föräldrarna om frågor som rör elevens skolgång och Valteriskolans verksamhet, och Wilma-meddelandet möjliggör kommunikation mellan föräldrar och personal som har med eleverna att göra. På gymnasienivå har eleverna tillgång till Wilma-inloggning för skolfrågor.
  12. Kurre-läsningsordningsprogram (finns inte på alla Valteriskolor)
    Kurre får grundläggande information från MultiPrimus (elevens namn, klass, läroplan och kursval, lärarens namn och uppgifter). Kurres läsordningar kan konfigureras så att de visas i Wilma efter behov: läsordningen för varje elev är synlig för eleven på gymnasiet, elevens vårdnadshavare samt lärare och personal med Wilma-konton.

Regelmässiga uppgiftskällor

Grundläggande information om eleverna erhålls från deras vårdnadshavare. De flesta av de uppgifter som lagras i registret är uppgifter som genereras i samband med organiseringen av utbildningen och som gäller elevens skolgång och organiseringen av specialundervisning. Bedömningsuppgifter från elevens tidigare skola.

Grund: föräldrarnas samtycke. Lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet § 16.

Utlämnande av personuppgifter och uppgifternas översändande utanför EU- och EES-området:

Kontaktuppgifterna kan användas för att samla in tjänstespecifik respons för Valteris egen utveckling.

Uppgifterna i registret får användas för forskning och statistik. För forskningsändamål måste forskaren separat ansöka om forskningstillstånd hos Valteri.

Forskningsuppgifter bör minimeras och forskning bör i möjligaste mån utföras utan personuppgifter. Om forskningen inte kan genomföras utan personuppgifter måste en konsekvensbedömning av behandlingen av personuppgifter göras.

Elevens hemkommun har rätt att få information om eleven (4 §, 6 § i lagen om grundläggande utbildning).

Överföring av personuppgifter till informationsresursen KOSKI om utbildning och examina (lagen om nationella utbildnings- och examensregister 884/2017, kapitel 6).

Kvantitativa uppgifter som överförs till Statistikcentralen för statistiska ändamål och som inte är personuppgifter (statistiklagen 14 och 15 §§).

För gemensamt urval och statistik överförs uppgifterna elektroniskt (tekniskt register eller krypterad dataöverföring).

Uppgifterna överförs inte utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

KOSKI-överlämning / kategorier av personuppgifter om en elev:

  • Namn, elevnummer och personnummer eller andra likvärdiga personuppgifter, nationalitet, kön, hemkommun, modersmål och eventuella nödvändiga kontaktuppgifter.
  • Utbildningsinstitutionen, den studerandes studieuppgifter (examenskod, diarienummer, ämne), prestationsspråk.
  • Studiebehörighetens status, dvs. om den är giltig eller om den har upphört att gälla.
  • Information eller betyg som rör bedömningen av den enskilda prestationen, modulen eller kursen: prestationens namn, omfattning och bedömning.

De specifika personuppgifter som överförs till KOSKI-databasen genom rätten till tillgång är följande:

Rätt till förskoleundervisning:

  • Information om förlängd läroplikt
  • De lagstadgade formerna av stöd som eleven får.
  • Den sista perioden av särskilt stöd för eleven, med information om platsen för den särskilda undervisningen och om eleven deltar i undervisning inom ett särskilt verksamhetsområde.
  • Information om elevens funktionshinder, om eleven har ett beslut om förlängd läroplikt och utbildningsanordnaren är berättigad till en högre koefficient av statlig finansiering på grund av de särskilda utbildningsarrangemang som vidtagits för eleven.
  • Information om den boendeförmån som är förenad med rätten att studera och om boendeperioder.
  • Information om perioder med stödboende

Rätt till grundläggande utbildning:

  • Information om uppskjutande av inledningen av den grundläggande utbildningen.
  • Information om förlängd läroplikt
  • De lagstadgade formerna av stöd som eleven får.
  • Den sista perioden av särskilt stöd för eleven, med information om platsen för den särskilda undervisningen och om eleven studerar inom ett särskilt verksamhetsområde.
  • Perioder då intensivt stöd för eleven avslutas
  • Om eleven deltar i icke-formell utbildning.
  • Information om elevens funktionshinder, om eleven har fattat beslut om förlängd skolplikt och utbildningsanordnaren har rätt till en högre koefficient av statlig finansiering på grund av de särskilda utbildningsarrangemang som vidtagits för eleven.
  • Information om den boendeförmån som är kopplad till rätten att studera och om boendeperioderna.
  • Information om stödboende
  • Information om läroplanen för ämnet religion/liv och religiös övertygelse

Rätt till utbildning som handleder för examensutbildning:

  • Information om förlängd läroplikt
  • De lagstadgade formerna av stöd som eleven får.
  • Den sista perioden av särskilt stöd för eleven, med information om platsen för den särskilda undervisningen och om eleven studerar inom ett särskilt verksamhetsområde.
  • Information om elevens funktionshinder, om eleven har fattat beslut om förlängd skolplikt och utbildningsanordnaren har rätt till en högre koefficient av statlig finansiering på grund av de särskilda utbildningsarrangemang som vidtagits för eleven.
  • Information om den boendeförmån som är kopplad till rätten att studera och om boendeperioderna.
  • Information om stödboende
  • Information om läroplanen för ämnet religion/liv och religiös övertygelse

Uppgifternas förvaringstid

Förvaringstiden beror på vilka personuppgifter som behandlas och i vilket syfte de används. Valteris plan för datalagring definierar lagringsperioderna.

Principer för skydd av registret

Valteriskolans personal har tystnadsplikt. Denna tystnadsplikt gäller även efter det att den anställdes anställning har upphört. De uppgifter som lagras i registret är specifika personuppgifter och därför konfidentiella.

De manuella uppgifterna förvaras i låsta rum och (brand)skåp. När det gäller de uppgifter som lagras i det elektroniska registret har endast de personer som är anställda vid skolan fått tillgång till registret (användarnamn, lösenord och ytterligare rättigheter som begränsas av användargrupper) i enlighet med sina arbetsuppgifter. Lagring, arkivering, förstöring och annan behandling av uppgifter styrs av en datahanteringsplan.

Granskningsrätt

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning har den registrerade rätt att ta del av uppgifterna i registret. Denna rätt till tillgång utövas utan dröjsmål. Det är kostnadsfritt att utöva rätten till tillgång och den kan utövas högst en gång per år (12 månader). Begäran om tillgång måste göras skriftligen.  Identiteten hos den person som gör begäran kommer att verifieras och vid behov kontrolleras innan uppgifterna lämnas ut. I händelse av en exceptionell vägran att bevilja tillträde kommer ett skriftligt intyg undertecknat av rektorn att utfärdas. I intyget skall skälen till avslaget anges. Den registrerade kan hänskjuta ärendet till dataskyddsombudsmannen. Ombudsmannen för dataskydd kan utfärda ett föreläggande till den registeransvariga att utöva den registrerades rätt till tillgång.

Rätt att yrka på ändring eller korrigering av uppgift

Enligt artikel 16 i EU:s allmänna dataskyddsförordning har de registrerade rätt att få felaktiga uppgifter om dem i registret rättade. Om personuppgifter i registret visar sig vara felaktiga, onödiga, ofullständiga eller föråldrade för behandlingssyftena ska den person som den registeransvariga har bemyndigat korrigera dem på eget initiativ eller på den registrerades begäran.

Begäran om rättelse måste göras skriftligen till den personuppgiftsansvariga. Identiteten hos den person som gör begäran kommer att verifieras och vid behov kontrolleras. Den personuppgiftsansvariga kan vägra att rätta uppgifterna på rättsliga grunder. Den registrerade måste informeras om skälen till avslaget.

Andra rättigheter som berör behandling av personuppgifter

Uppgifterna i registret är huvudsakligen konfidentiella. Informationen kommer inte att lämnas ut utan samtycke från den berörda elevens förälder eller vårdnadshavare, såvida inte den part som begär informationen har en laglig rätt att få den. Den registrerade behöver därför inte uttryckligen begära ett undantag.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till en dataskyddsmyndighet om behandlingen av personuppgifter bryts.

Automatiskt beslutsfattande och/eller profilering

Uppgifterna i registret används inte för profilering och de är inte föremål för automatiskt beslutsfattande.