Primus/Wilma/Kurre tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laadittu/muokattu: 1.10.2021

Rekisterinpitäjä

Valteri-koulu
PL 101
40049 VALTERI
0295 332 700 (keskus)

Yhteisrekisterinpitäjä KOSKI-palveluun siirrettävien tietojen osalta
Opetushallitus
Hakaniemenranta 6
PL 380, 00531 Helsinki
Puhelin +358 29 533 1000
Faksi +358 29 533 1035
Koski-palvelun tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palvelun-tietosuojaseloste/

Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt

Minna Rouste
PL 104, 00049 VALTERI
p. 0295 335 314

Johanna Pulkkinen
PL 106, 90049 VALTERI
p. 0295 29 4939

Tuulia Kuntsi
PL 101, 40049 VALTERI
p. 0295 332 811

Tietosuojavastaava: tietosuoja@valteri.fi

Rekisterin nimi

Valterin MultiPrimus -opiskelijarekisteri ja sen apurekistereinä Hakijat-, Opettaja-, Henkilökunta-, Johtokunta, Liikennöitsijät ja Pedagogiset asiakirjat-rekisterit (ja sen lisäosat Wilmakäyttöliittymä ja Kurre-lukujärjestysohjelma)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Erityisopetuksen ja kasvatuksen järjestäminen. Sekä Hakijat-rekisterin osalta oppilasvalinnat.

Lainsäädäntö:
Tietosuojalaki 4 § ja 6 §
Perusopetuslaki 17 §
Perusopetusasetus 852/1998.
Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun osalta (KOSKI), laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 6 luku)

Rekisterin tietosisältö sekä henkilötietoryhmät

1. Tiedot
Oppilaan perustiedot: sukunimi, etunimet, kutsumanimi, henkilötunnus, kotipaikan lähi- ja postiosoite, kotikunta, asuinkunta, sukupuoli, kotipuhelin, matkapuhelin, oppilastyyppi, sähköpostiosoite,  kansalaisuus, äidinkieli, uskontokunta, katsomusaine, opetuskieli, viittomakielistä opetusta saavat, ryhmäohjaaja/luokanvalvoja, ryhmä/luokka ja luokka-aste/vuositaso.

2. Opiskelu
Tiedot oppilaan oppiaineista ja oppimääristä.

3. Huoltajat
Oppilaan huoltajien ja lähiomaisten yhteystiedot.

4. Koulun päätökset
Valteri-koulun toimipisteissä tehdyt oppilasta koskevat päätökset.

5. Viraston päätökset
Muissa virastoissa tehdyt oppilasta koskevat päätökset, jotka ovat oppilaan opetuksen järjestämisen kannalta oleellisia,

6. Koulumatka
Oppilaan koulukuljetuksia koskevat tiedot, kuten kuljetusajat, kuljetusreitit ja liikennöitsijät.

7. Koulunkäynti
Esiopetukseen osallistumista, oppivelvollisuutta ja aiempia kouluja koskevat tiedot.

8. Asuntola
Oppilaskodissa asumista koskevat tiedot.

9. Pedagogiset asiakirjat
Oppilasta koskevat pedagogiset asiakirjat, kuten pedagoginen selvitys, HOJKS ja siirtoHOJKS.
Pedagogisessa arviossa ja selvityksessä arvioidaan oppilaan tuen tarvetta; oppimissuunnitelmassa ja HOJKSissa kuvataan tuen toteuttaminen ja järjestäminen. Oppimisen ja koulunkäynnin tukeen liittyvät asiat kirjataan perusopetuslain ja opetussuunnitelman perusteiden edellyttämällä tavalla eri asiakirjoihin. Asiakirjat ovat salassa pidettäviä, ja niihin sisältyviä tietoja voivat saada vain kyseistä oppilasta opettavat opettajat ja muut tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt. He voivat saada tietoja siinä laajuudessa
kuin he työtehtävissään tarvitsevat. Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa laajemmin huoltajan suostumuksella.

10. Huoltajan antamat luvat / Tietojen luovutusluvat
Opetuskäyttöön liittyvä kuvauslupa/videointilupa. Asumispalveluita käyttävän oppilaan asiointilupa. Lupa osallistua urheilutapahtumiin/-kilpailuihin. Lupa pyytää/antaa terveystietoja tietoja (terveyskeskus, sairaala, Kela, vammaispalvelu, neuvola/kouluterveydenhuolto, hoitavat terapeutit, hoitavat psykologit).

11. Wilma-käyttöliittymä
Wilma-käyttöliittymän avulla huoltajille saatetaan tiedoksi oppilaan koulunkäyntiin liittyviä asioita ja Valteri-koulun toimintaan liittyviä tiedotteita, Wilma-viesti mahdollistaa yhteydenpidon huoltajien ja oppilaisiin liittyvien työntekijöiden välillä. Yläkoulun oppilailla on mahdollisuus saada käyttöönsä Wilma-tunnukset kouluasioiden hoitamista varten.

12. Kurre-lukujärjestysohjelma (ei ole käytössä kaikissa Valteri-koulun toimipisteissä)
Kurre saa perustiedot MultiPrimuksesta (oppilaan nimi, luokka, opetussuunnitelma ja kurssivalinnat, opettajan nimi-tiedot). Kurren lukujärjestykset voidaan tarpeen mukaan määrittää näkymään Wilmassa: oppilaskohtainen lukujärjestys on nähtävillä yläkoulun oppilaalle, oppilaan huoltajalle sekä Wilma-tunnukset omaaville opettajille ja henkilökunnalle.

Henkilötietojen tietolähteet

Oppilaiden perustiedot saadaan huoltajilta. Suurin osa rekisteriin tallennetuista tiedoista on opetuksen järjestämisessä syntyneitä oppilaan koulun käyntiin ja erityisopetuksen järjestämiseen liittyviä tietoja. Oppilaan edellisestä koulusta saadut arviointitiedot.
Peruste: Huoltajien suostumus. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 §

Henkilötietojen luovutukset ja tietojen siirto

Oppilaan kotikunnalla on oikeus saada oppilasta koskevia tietoja (Perusopetuslaki 4 §, 6 §).
Henkilötietojen siirtäminen Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalveluun (KOSKI), (laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 6 luku).
Tilastokeskukselle tilastointia varten luovutettavat määrälliset tiedot, jotka eivät ole yksilöityjä henkilötietoja (Tilastolaki 14 §, 15 §).
Yhteishaun ja tilastoinnin osalta tiedot siirretään sähköisesti (tekninen tallenne tai salattu tiedon siirto).
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

KOSKI-siirto / oppilaan henkilötietojen ryhmät:

  • nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto, kansalaisuus, sukupuoli, kotikunta äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot.
  • oppilaitos, oppijan opiskeluoikeuden tunnistetiedot (tutkintokoodi, diaarinumero, oppimäärä), opintosuorituksen suorituskieli
  • opiskeluoikeuksien tilat eli onko opiskeluoikeus voimassa vai päättynyt
  • yksittäisen suorituksen, opintokokonaisuuden, kurssin arviointiin liittyviä tietoja tai arvosanoja: opintosuorituksen nimi, laajuus ja arviointi.

KOSKI-tietovarantoon siirretään erityisiä henkilötietoja opiskeluoikeuksittain seuraavasti

Esiopetuksen opiskeluoikeudet:

  • tieto pidennetystä oppivelvollisuudesta
  • oppilaan saamat laissa säädetyt tukimuodot
  • oppilasta koskevat erityisen tuen päätösjaksot, joihin liittyy tieto erityisopetuksen toteutuspaikasta sekä jos oppilas opiskelee toiminta-alueittain
  • tieto oppilaan vammaisuudesta, jos oppilaalla on pidennetyn oppivelvollisuuden päätös ja koulutuksenjärjestäjä on oikeutettu korkeampaan valtionosuusrahoituksen kertoimeen oppilaalle järjestetyn erityisten opetusjärjestelyiden vuoksi.
  • tieto opiskeluoikeuteen liittyvästä majoitusedusta sekä sisäoppilaitosmaisen majoituksen jaksoista
  • tieto koulukotijaksoista

Perusopetuksen opiskeluoikeudet:

  • tieto perusopetuksen aloittamisen lykkäyksestä
  • tieto pidennetystä oppivelvollisuudesta
  • oppilaan saamat laissa säädetyt tukimuodot
  • oppilasta koskevat erityisen tuen päätösjaksot, joihin liittyy tieto erityisopetuksen toteutuspaikasta sekä jos oppilas opiskelee toiminta-alueittain
  • oppilasta koskevat tehostetun tuen päätösjaksot
  • oppilas on vuosiluokkiin sitomattomassa opetuksessa
  • tieto oppilaan vammaisuudesta, jos oppilaalla on pidennetyn oppivelvollisuuden päätös ja koulutuksenjärjestäjä on oikeutettu korkeampaan valtionosuusrahoituksen kertoimeen oppilaalle järjestetyn erityisten opetusjärjestelyiden vuoksi
  • tieto opiskeluoikeuteen liittyvästä majoitusedusta sekä sisäoppilaitosmaisen majoituksen jaksoista.
  • tieto koulukotijaksoista
  • tieto oppiaineen Uskonto/Elämänkatsomus uskonnon oppimäärästä

Perusopetuksen lisäopetuksen opiskeluoikeudet:

  • tieto pidennetystä oppivelvollisuudesta
  • oppilaan saamat laissa säädetyt tukimuodot
  • oppilasta koskevat erityisen tuen päätösjaksot, joihin liittyy tieto erityisopetuksen toteutuspaikasta sekä jos oppilas opiskelee toiminta-alueittain
  • tieto oppilaan vammaisuudesta, jos oppilaalla on pidennetyn oppivelvollisuuden päätös ja koulutuksenjärjestäjä on oikeutettu korkeampaan valtionosuusrahoituksen kertoimeen oppilaalle järjestetyn erityisten opetusjärjestelyiden vuoksi.
  • tieto opiskeluoikeuteen liittyvästä majoitusedusta sekä sisäoppilaitosmaisen majoituksen aikajaksoista
  • tieto koulukotijaksoista
  • tieto oppiaineen Uskonto/Elämänkatsomus uskonnon oppimäärästä

Henkilötietojen säilyttämisaika

Säilyttämisaika riippuu käsiteltävästä henkilötiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Valterin tiedonohjaussuunnitelma määrittelee tietojen säilytysajat.

Kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista / tietojen suojaus

Valteri-koulun henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyäkin. Rekisteriin tallennetut tiedot ovat erityisiä henkilötietoja ja siten säädetty salassa pidettäviksi.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja (paloturva)kaapeissa. Sähköiseen rekisteriin tallennettujen tietojen osalta rekisterin käyttöoikeuksia (käyttäjätunnus, salasana, lisäksi oikeuksia on rajattu käyttäjäryhmäkohtaisesti) on myönnetty vain koulun palveluksessa oleville nimetyille henkilöille heidän työtehtäviensä edellyttämällä tavalla. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla.

Tarkastusoikeus

Eu:n tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti.  Tarkastuspyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen rehtorin allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen toteuttaa rekisteröidyn tarkastusoikeus.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Eu:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee rekisterinpitäjän valtuuttama henkilö sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä.

Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja  tarvittaessa se tarkistetaan. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä oikaisemasta tietoja lakiperusteisesti. Rekisteröidylle on kerrottava kieltäytymisen syyt.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevat tiedot ovat pääosin salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta ilman asianomaisen oppilaan huoltajan suostumusta, ellei tietoa pyytävällä taholla ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyrikkomuksesta tietosuojaviranomaiselle.

Automaattinen päätöksenteko ja/tai profilointi

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä niihin kohdisteta automaattista päätöksen tekoa.