Primus/Wilma/Kurre tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laatimispvm: 8.5.2019

Rekisterinpitäjä

Valteri-koulu
PL 101
40049 VALTERI
0295 332 700 (keskus)

Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt

Leena Airaksinen
PL 104
00049 VALTERI
p. 0295 335 449

Johanna Pulkkinen
PL 106, 90049 VALTERI
p. 0295 29 4939

Tuulia Kuntsi
PL 101,
40049 VALTERI
p. 0295 332 811

Tietosuojavastaava: tietosuoja@valteri.fi

Rekisterin nimi

Valterin MultiPrimus -opiskelijarekisteri ja sen apurekistereinä Hakijat-, Opettaja-, Henkilökunta-, Johtokunta, Liikennöitsijät ja Pedagogiset asiakirjat-rekisterit (ja sen lisäosat Wilmakäyttöliittymä ja Kurre-lukujärjestysohjelma)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Erityisopetuksen ja kasvatuksen järjestäminen. Sekä Hakijat-rekisterin osalta oppilasvalinnat.

Lainsäädäntö:
Tietosuojalaki 4 § ja 6 §
Perusopetuslaki 17 §
Perusopetusasetus 852/1998.
Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun osalta (KOSKI), laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 6 luku)
Opiskelijarekisteri on asennettu Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskuksen ylläpitämille palvelimille.

Rekisterin tietosisältö sekä henkilötietoryhmät

1. Tiedot-välilehti
Oppilaan perustiedot: sukunimi, etunimet, kutsumanimi, henkilötunnus, kotipaikan lähi- ja postiosoite, kotikunta, asuinkunta, sukupuoli, kotipuhelin, matkapuhelin, oppilastyyppi, sähköpostiosoite,  kansalaisuus, äidinkieli, uskontokunta, katsomusaine, opetuskieli, viittomakielistä opetusta saavat, ryhmäohjaaja/luokanvalvoja, ryhmä/luokka ja luokkaaste/vuositaso

2. Opiskelu-välilehti
Tiedot oppilaan oppiaineista ja oppimääristä

3. Huoltajat-välilehti
Oppilaan huoltajien ja lähiomaisten yhteystiedot

4. Koulun päätökset-välilehti
Valteri-koulun toimipisteissä tehdyt oppilasta koskevat päätökset

5. Viraston päätökset-välilehti
Muissa virastoissa tehdyt oppilasta koskevat päätökset, jotka ovat oppilaan opetuksen järjestämisen kannalta oleellisia,

6. Koulumatka-välilehti
Oppilaan koulukuljetuksia koskevat tiedot, kuten kuljetusajat, kuljetusreitit ja liikennöitsijät

7. Koulunkäynti-välilehti
Esiopetukseen osallistumista, oppivelvollisuutta ja aiempia kouluja koskevat tiedot

8. Asuntola-välilehti
Oppilaskodissa asumista koskevat tiedot

9. Hojks- ja Hojks, opiskelun tavoitteet –välilehdet
Oppilaalle laadittu henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma

10. Pedagogiset asiakirjat-rekisteri
Oppilasta koskevat pedagogiset asiakirjat, kuten pedagoginen selvitys, HOJKS ja siirtoHOJKS.
Pedagogisessa arviossa ja selvityksessä arvioidaan oppilaan tuen tarvetta; oppimissuunnitelmassa ja HOJKSissa kuvataan tuen toteuttaminen ja järjestäminen. Oppimisen ja koulunkäynnin tukeen liittyvät asiat kirjataan perusopetuslain ja opetussuunnitelman perusteiden edellyttämällä tavalla eri asiakirjoihin. Asiakirjat ovat salassapidettäviä, ja niihin sisältyviä tietoja voivat saada vain kyseistä oppilasta opettavat opettajat ja muut tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt. He voivat saada tietoja siinä laajuudessa
kuin he työtehtävissään tarvitsevat. Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa laajemmin huoltajan suostumuksella.

11. Tietojen luovutusluvat-välilehti
Tiedot siitä, mihin tarkoituksiin oppilaan nimeä ja/tai kuvaa saa käyttää mm. kuvausluvat, tietojen luovutus yhteishakua varten

12. Wilma-käyttöliittymä
Wilma-käyttöliittymän avulla huoltajille saatetaan tiedoksi oppilaan koulunkäyntiin liittyviä asioita ja Valteri-koulun toimintaan liittyviä tiedotteita, Wilma-viesti mahdollistaa yhteydenpidon huoltajien ja oppilaisiin liittyvien työntekijöiden välillä.

13. Kurre-lukujärjestysohjelma (ei ole käytössä kaikissa Valterikoulun toimipisteissä)
Kurre saa perustiedot MultiPrimuksesta (oppilaan nimi, luokka, opetussuunnitelma ja kurssivalinnat, opettajan- ja työntekijän nimi-tiedot). Kurren lukujärjestykset voidaan tarpeen mukaan määrittää näkymään Wilmassa: oppilaskohtainen lukujärjestys on nähtävillä vain oppilaan omalle huoltajalle ja oppilaan koulun wilma-tunnukset omaaville opettajille ja henkilökunnalle.

Henkilötietojen tietolähteet

Oppilaiden perustiedot saadaan huoltajilta. Suurin osa rekisteriin tallennetuista tiedoista on opetuksen järjestämisessä syntyneitä oppilaan koulun käyntiin ja erityisopetuksen järjestämiseen liittyviä tietoja. Oppilaan edellisestä koulusta saadut arviointitiedot.
Peruste: Huoltajien suostumus. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 §

Henkilötietojen luovutukset ja tietojen siirto

Oppilaan kotikunnalla on oikeus saada oppilasta koskevia tietoja. (Perusopetuslaki 4 §, 6 §)
Henkilötietojen siirtäminen Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalveluun (KOSKI), laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 6 luku)
Tilastokeskukselle tilastointia varten luovutettavat määrälliset tiedot, jotka eivät ole yksilöityjä henkilötietoja (Tilastolaki 14 §, 15 §)
Pääsääntöisesti luovuttamistapa on paperituloste. Yhteishaun ja tilastoinnin osalta kuitenkin tekninen tallenne tai salattu tiedon siirto.
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Säilyttämisaika riippuu käsiteltävästä henkilötiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Valterin tiedonohjaussuunnitelma määrittelee tietojen säilytysajat.

Kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista / tietojen suojaus

Valteri-koulun henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyäkin. Rekisteriin tallennetut tiedot ovat arkaluonteisia ja säädetty
salassa pidettäviksi. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja (paloturva)kaapeissa.
Sähköiseen rekisteriin tallennettujen tietojen osalta rekisterin käyttöoikeuksia (käyttäjätunnus, salasana, lisäksi oikeuksia on rajattu käyttäjäryhmäkohtaisesti) on myönnetty vain koulun palveluksessa oleville nimetyille henkilöille heidän työtehtäviensä edellyttämällä tavalla. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla.

Tarkastusoikeus

Eu:n tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti.  Tarkastuspyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen rehtorin allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen toteuttaa rekisteröidyn tarkastusoikeus.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Eu:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee rekisterinpitäjän valtuuttama henkilö sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä.

Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja  tarvittaessa se tarkistetaan. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä oikaisemasta tietoja lakiperusteisesti. Rekisteröidylle on kerrottava kieltäytymisen syyt.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevat tiedot ovat pääosin salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta ilman asianomaisen oppilaan huoltajan suostumusta, ellei tietoa pyytävällä taholla ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyrikkomuksesta tietosuojaviranomaiselle.

Automaattinen päätöksenteko ja/tai profilointi

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä niihin kohdisteta automaattista päätöksen tekoa.