EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679 Datum för upprättande: 31.3.2022

Personuppgiftsansvarig

Valteriskolan/Valteri center för lärande och kompetens
PB 101
40049 VALTERI
0295 332 700 (växel)

Kontaktpersoner som ansvarar för registerärenden

Ansvarig:
Sanna Yli-Patola, kommunikationschef
Tfn  0295 33 5319, sanna.yli-patola@valteri.fi

Dataskyddsansvarig: tietosuoja@valteri.fi

Syfte med behandlingen av personuppgifter

Valteris bildbank är en lagringsplats för digitalt bildmaterial (bilder och videor). I samband med bilderna och videorna kan det förekomma personnamn. Namnuppgifter behövs för att kunna sammankoppla nödvändiga publiceringstillstånd med lagrat bildmaterial. Om samtycke till att publicera namnuppgifter för ett bildmaterial saknas, raderas namnet t.ex. från metadata innan bilden publiceras/överlåts för publicering.

Bildmaterial som förvaras i bildbanken används i Valteris kommunikation och marknadsföring i enlighet med publiceringstillstånden, såsom för kommunikation och i nyheter på webbplatsen valteri.fi, i sociala medier t.ex. för att förmedla stämningen från olika evenemang, i marknadskommunikationen om Valteris verksamhet och tjänster samt i Valteris egna kommunikationskanaler i informationen om evenemang som ordnas av Valteri.

För bilder som används för marknadsföring av avgiftsbelagda tjänster och publikationer/produkter samt för eventuella utbildningsmaterial efterfrågas separata fotograferings- och/eller publiceringstillstånd.

Den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke av den registrerade och för en minderårig elev krävs dessutom vårdnadshavarnas samtycke.

Vid evenemang och utbildningar som ordnas vid Valteri informeras i samband med anmälan om fotograferingen under evenemanget. När en person deltar i ett evenemang samtycker hen till möjligheten att bli fotograferad i samband med att hen anmäler sig till evenemanget.

Ett fotografi av någon i personalen kan publiceras om det finns ett motiverat behov av att använda bilden, till exempel i samband med presentationer av utbildare på webbplatsen. Arbetstagaren kan ändå om hen så önskar be Valteris kommunikation om att bilder där arbetstagaren tydligt kan urskiljas inte publiceras.

Data i registret

Grupper av registrerade:

  1. Valteriskolans elever (samtycket granskas läsårsvis)
  2. Kunder hos Valteris handledningstjänster och/eller andra som anmält sig till evenemang/utbildningar
  3. Valteris personal

Kategorier av personuppgifter:

  • ett fotografi eller en video där en person kan identifieras
  • namnen på personerna på bilden eller i videon
  • elevarbete av vilket upphovsmannens identitet kan framgå

Lagenligt utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter

Publiceringstillståndet för bilder/videon gäller Valteris kommunikation och marknadskommunikation om organisationens verksamhet eller kommunikation som anknyter till verksamheten i olika kommunikationskanaler (med undantag av direkt marknadsföring av avgiftsbelagda tjänster), såsom webbplatsen www.valteri.fi, Valteris nyhetsbrev och kanaler i sociala medier (Facebook, Twitter och Instagram) samt Vintra, som är en kanal för intern kommunikation avsedd för Valteris personal. Bildmaterial som publicerats på webben eller i sociala medier tas inte bort.

Publiceringstillstånd för bildmaterial i massmedier gäller kommunikation och nyheter om Valteris egen verksamhet. Om en elev i en Valteriskola ska intervjuas för tv, radio eller tidningsartiklar kommer man alltid på förhand skilt överens om intervjun med vårdnadshavaren.

I Valteris marknadsföringsmaterial och/eller avgiftsbelagda publikationer/produkter kan man endast använda sådana bilder/videor för vilka man för den registrerade och minderåriga eleven uttryckligen också har fått vårdnadshavarens samtycke till publiceringen.

Bilder som publicerats på Valteris offentliga webbplats och kanaler i sociala medier är offentligt tillgängliga var som helst, även utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Lagringstid för personuppgifter eller kriterier för hur lagringstiden fastställs

Fotografier och videor förvaras/behandlas

  1. Bildmaterial som uppstår i samband med undervisningen behandlas alltid under innevarande läsår. Ett undantag kan vara bildmaterial som kan användas för uppföljning av undervisningen och habiliteringen medan eleven är elev i Valteriskolan. Sådant bildmaterial överlåts inte för kommunikationsändamål.
    Publiceringstillstånd för annat bildmaterial som gäller eleven granskas läsårsvis. Bildmaterial som inte längre behövs arkiveras läsårsvis senast den 10 juni.
  2. I fråga om bilder/videor av kunder inom Valteris handledningstjänster och/eller andra personer som deltar i Valteris verksamhet, såsom utbildningsdeltagare och besökare (Valteris lokaler och/eller evenemang), granskas bildbanken regelbundet och uppdateras enligt behov.
  3. För Valteris personal kan en bild på en arbetstagare användas så länge som hen är anställd hos Valteri, om arbetstagaren inte separat har begärt att bilden där hen kan identifieras inte publiceras.

Principerna för skyddet av registret

Användarrättigheterna till bildbanken har begränsats enligt användargrupp. Behörighet till bildbanken beviljas endast utsedda personer i organisationens tjänst på det sätt som deras arbetsuppgifter förutsätter.

Förvaring, arkivering, bortskaffning och övrig behandling av publiceringstillstånd styrs med Valteris informationsstyrningsplan. Den maximala förvaringstiden för själva bildmaterialet är högst så länge som det i varje enskilt fall är möjligt med stöd av samtycket.

Den registrerades rättigheter

Enligt EU: s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 har en person vars uppgifter behandlas (= registrerad) olika rättigheter beroende på grunden för behandling av personuppgifter.

Personen har rätt att veta (rätt att få tillgång till sina uppgifter, artikel 15) huruvida dennas personuppgifter behandlas eller inte och vilka personuppgifter som har lagrats om personen.

Personen har också rätt att kräva rättelse av felaktiga personuppgifter.

En person har endast i vissa undantagsfall rätt till fullständig radering av sina uppgifter (rätten att bli bortglömd, artikel 17). Den registrerade kan också annullera en prenumeration på nyhetsbrevet via länken i slutet av nyhetsbrevet.

Den registrerade har rätt att begära en begränsning av sina personuppgifter eller motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter bl.a. för direktmarknadsföring och profilering i anslutning till den.

Den registrerades rättigheter tillgodoses genom att först kontakta den registeransvariges kontaktperson vars kontaktuppgifter finns i början av denna redogörelse.

Om du anser att vi bryter mot den gällande dataskyddslagstiftningen när vi behandlar personuppgifter, har du rätt att anföra besvär hos den nationella dataskyddsmyndigheten. (http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html)

Automatiskt beslutsfattande och/eller profilering

Uppgifter som finns i registret används inte för profilering och är inte heller föremål för automatiskt beslutsfattande.