EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679 Datum för upprättande: 31.3.2022
Personuppgiftsansvarig
Valteriskolan/Valteri center för lärande och kompetens
PB 101
40049 VALTERI
0295 332 700 (växel)
Kontaktpersoner som ansvarar för registerärenden
Ansvarig/kontaktperson:
Sanna Yli-Patola, kommunikationschef
Tfn 0295 335319, sanna.yli-patola@valteri.fi
Dataskyddsansvarig: tietosuoja@valteri.fi
Syfte med behandlingen av personuppgifter/rättslig grund för behandlingen
Valteris bildbank är en lagringsplats för digitalt bildmaterial (bilder och videor). I samband med bilderna och videorna kan det förekomma personnamn. Namnuppgifter behövs för att kunna sammankoppla nödvändiga publiceringstillstånd med lagrat bildmaterial. Om samtycke till att publicera namnuppgifter för ett bildmaterial saknas, raderas namnet t.ex. från metadata innan bilden publiceras/överlåts för publicering.
Bildmaterial som förvaras i bildbanken används i Valteris kommunikation och marknadsföring i enlighet med publiceringstillstånden, såsom för kommunikation och i nyheter på webbplatsen valteri.fi, i sociala medier t.ex. för att förmedla stämningen från olika evenemang, i marknadskommunikationen om Valteris verksamhet och tjänster samt i Valteris egna kommunikationskanaler i informationen om evenemang som ordnas av Valteri.
För bilder som används för marknadsföring av avgiftsbelagda tjänster och publikationer/produkter samt för eventuella utbildningsmaterial efterfrågas separata fotograferings- och/eller publiceringstillstånd.
Den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke av den registrerade och för en minderårig elev krävs dessutom vårdnadshavarnas samtycke.
Vid evenemang och utbildningar som ordnas vid Valteri informeras i samband med anmälan om fotograferingen under evenemanget. När en person deltar i ett evenemang samtycker hen till möjligheten att bli fotograferad i samband med att hen anmäler sig till evenemanget.
Ett fotografi av någon i personalen kan publiceras om det finns ett motiverat behov av att använda bilden, till exempel i samband med presentationer av utbildare på webbplatsen. Arbetstagaren kan ändå om hen så önskar be Valteris kommunikation om att bilder där arbetstagaren tydligt kan urskiljas inte publiceras.
Registrets informationsinnehåll
Grupper av registrerade:
- Valteriskolans elever (samtycket granskas läsårsvis)
- Kunder hos Valteris handledningstjänster och/eller andra som anmält sig till evenemang/utbildningar
- Valteris personal
Kategorier av personuppgifter:
- ett fotografi eller en video där en person kan identifieras
- namnen på personerna på bilden eller i videon
- elevarbete av vilket upphovsmannens identitet kan framgå
Lagenligt utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter
Publiceringstillståndet för bilder/videon gäller Valteris kommunikation och marknadskommunikation om organisationens verksamhet eller kommunikation som anknyter till verksamheten i olika kommunikationskanaler (med undantag av direkt marknadsföring av avgiftsbelagda tjänster), såsom webbplatsen www.valteri.fi, Valteris nyhetsbrev och kanaler i sociala medier (Facebook, Twitter och Instagram) samt Vintra, som är en kanal för intern kommunikation avsedd för Valteris personal. Bildmaterial som publicerats på webben eller i sociala medier tas inte bort.
Publiceringstillstånd för bildmaterial i massmedier gäller kommunikation och nyheter om Valteris egen verksamhet. Om en elev i en Valteriskola ska intervjuas för tv, radio eller tidningsartiklar kommer man alltid på förhand skilt överens om intervjun med vårdnadshavaren.
I Valteris marknadsföringsmaterial och/eller avgiftsbelagda publikationer/produkter kan man endast använda sådana bilder/videor för vilka man för den registrerade och minderåriga eleven uttryckligen också har fått vårdnadshavarens samtycke till publiceringen.
Bilder som publicerats på Valteris offentliga webbplats och kanaler i sociala medier är offentligt tillgängliga var som helst, även utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Lagringstid för personuppgifter eller kriterier för hur lagringstiden fastställs
Fotografier och videor förvaras/behandlas
- Bildmaterial som uppstår i samband med undervisningen behandlas alltid under innevarande läsår. Ett undantag kan vara bildmaterial som kan användas för uppföljning av undervisningen och habiliteringen medan eleven är elev i Valteriskolan. Sådant bildmaterial överlåts inte för kommunikationsändamål.
Publiceringstillstånd för annat bildmaterial som gäller eleven granskas läsårsvis. Bildmaterial som inte längre behövs arkiveras läsårsvis senast den 10 juni. - I fråga om bilder/videor av kunder inom Valteris handledningstjänster och/eller andra personer som deltar i Valteris verksamhet, såsom utbildningsdeltagare och besökare (Valteris lokaler och/eller evenemang), granskas bildbanken regelbundet och uppdateras enligt behov.
- För Valteris personal kan en bild på en arbetstagare användas så länge som hen är anställd hos Valteri, om arbetstagaren inte separat har begärt att bilden där hen kan identifieras inte publiceras.
Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder
Användarrättigheterna till bildbanken har begränsats enligt användargrupp. Behörighet till bildbanken beviljas endast utsedda personer i organisationens tjänst på det sätt som deras arbetsuppgifter förutsätter.
Förvaring, arkivering, bortskaffning och övrig behandling av publiceringstillstånd styrs med Valteris informationsstyrningsplan. Den maximala förvaringstiden för själva bildmaterialet är högst så länge som det i varje enskilt fall är möjligt med stöd av samtycket.
Information
Dataskyddsbeskrivningen finns till påseende på adressen https://www.valteri.fi/sv/registerbeskrivningar/
Granskningsrätt och genomförande av granskningsrätt
Enligt artikel 15 i EU:s dataskyddsförordning har den registrerade rätt att granska sina uppgifter i registret. Granskningsrätten tillgodoses utan dröjsmål. Att använda granskningsrätten är avgiftsfritt högst en gång per år (12 månader). Begäran om granskning ska göras skriftligen på adressen kirjaamo@valteri.fi. Den som framställer begäran om granskning ska styrka sin identitet och identiteten kontrolleras också vid behov innan uppgifterna utlämnas. Om granskningsrätten i undantagsfall avslås, utfärdas ett skriftligt intyg över detta undertecknat av rektorn. Orsakerna till att granskningsrätten avslogs framgår av intyget. Den registrerade kan föra ärendet till dataskyddsombudsmannen för behandling. Dataskyddsombudsmannen kan ålägga den personuppgiftsansvarige att verkställa den registrerades granskningsrätt.
Rätt att kräva rättelse av uppgifter
Enligt artikel 16 i EU:s dataskyddsförordning har den registrerade rätt att kräva att felaktiga uppgifter i registret rättas. Om en personuppgift som med tanke på behandlingen är felaktig, onödig, bristfällig eller föråldrad upptäcks i registret, rättar en person som befullmäktigats av den personuppgiftsansvarige uppgiften på eget initiativ eller på kundens begäran.
Begäran ska göras skriftligen till den registeransvariges kontaktperson. Identiteten hos den som framställer begäran fastställs och kontrolleras vid behov. Om begäran inte tillmötesgås ska den registrerade informeras om orsakerna till vägran.
Övriga rättigheter med anknytning till behandlingen av personuppgifter
Identiteten hos de elever som finns i bild-/videoregistret är konfidentiell information. Bilder/videor/namn, dvs. identifierbara personuppgifter, lämnas inte ut utan elevens och vårdnadshavarens samtycke.
Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataskyddsmyndigheten om överträdelser med anknytning till behandlingen av personuppgifter.
Automatiskt beslutsfattande och/eller profilering
Uppgifter som finns i registret används inte för profilering och är inte heller föremål för automatiskt beslutsfattande.