EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laatimispvm: 31.3.2022
Rekisterinpitäjä
Valteri-koulu / Oppimis- ja ohjauskeskus Valteri
PL 101
40049 VALTERI
0295 332 700 (keskus)
Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt
Vastuu-/yhteyshenkilö:
Petteri Alanko, ma. viestintäpäällikkö
Puh. 0295 335 319, petteri.alanko@valteri.fi
Tietosuojavastaava: tietosuoja@valteri.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Valterin kuvapankki on sähköinen kuva-aineiston (kuvien ja videoiden) tallennuspaikka. Kuvien ja videoiden yhteydessä voi olla henkilön nimi. Nimitietoa tarvitaan tarvittavien julkaisulupien yhdistämiseen tallennettujen kuva-aineistojen kanssa. Mikäli nimitiedon julkaisuun ei ole lupaa kuva-aineiston yhteydessä, poistetaan nimi esim. metatiedoista ennen kuvan julkaisua / julkaistavaksi luovuttamista.
Kuvapankissa säilöttäviä kuva-aineistoja käytetään julkaisulupien mukaisesti Valterin viestinnässä ja markkinoinnissa, kuten verkkosivuilla valteri.fi uutis- ja viestintäkäytössä, sosiaalisessa mediassa esim. tapahtuman tunnelmista kertoen, Valterin toiminnasta ja palveluista tehtävässä markkinointiviestinnässä sekä Valterin järjestämien tapahtumien viestinnässä Valterin omilla viestintäkanavilla.
Maksullisten palveluiden ja julkaisujen/tuotteiden markkinointikäytössä sekä mahdollisissa koulutusmateriaaleissa käytettäviin kuviin kysytään erikseen omat kuvaus- ja/tai julkaisuluvat.
Käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus ja alaikäisen oppilaan osalta vaaditaan lisäksi huoltajien suostumus.
Valterin tapahtumien ja koulutuksien osalta kuvaamisesta tapahtumassa informoidaan tilaisuuden ilmoittautumisen yhteydessä. Henkilön osallistuessa tilaisuuteen, hän suostuu tilaisuuteen ilmoittautuessaan mahdollisuuteen tulla kuvatuksi.
Henkilöstön osalta valokuva voidaan julkaista, mikäli kuvan käytölle löytyy perusteltu tarve esimerkiksi www-sivujen kouluttajaesittelyiden yhteydessä. Työntekijä voi silti halutessaan pyytää Valterin viestinnältä, ettei tämä julkaisisi kuvaa, josta työntekijä on selvästi erotettavissa.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteröityjen ryhmät:
a) Valteri-koulun oppilaat (suostumus tarkistetaan lukuvuosittain)
b) Valterin ohjauspalveluiden asiakkaat ja/tai muut tapahtumiin/ koulutuksiin ilmoittautuneet
c) Valterin henkilöstö
Henkilötietoryhmät:
– valokuva tai video, josta henkilö on tunnistettavissa
– kuvassa tai videossa olevien henkilöiden nimet
– opiskelijatyö, josta voi ilmetä tekijän henkilöllisyys
Henkilötietojen luovutukset ja tietojen siirto
Kuvan/videon julkaisulupa koskee Valterin tekemää organisaation toiminnasta kertovaa tai toimintaan liittyvää viestintää ja markkinointiviestintää eri viestintäkanavissa (pois lukien suora maksullisen palveluiden markkinointi), kuten verkkosivuja www.valteri.fi, Valterin uutiskirjettä ja sosiaalisen median kanavia (Facebook, Twitter ja Instagram) sekä Vintraa, joka on Valterin henkilöstölle tarkoitettu sisäisen viestinnän kanava. Internetissä ja sosiaalisessa mediassa julkaistuja kuva-aineistoja ei poisteta.
Kuva-aineiston julkaisulupa tiedotusvälineissä, koskien Valterin omasta toiminnasta kertovaa viestintää ja uutisointia. Mikäli Valteri-koulun oppilasta aiotaan haastatella televisioon, radioon tai lehtijuttuja varten, sovitaan haastattelusta aina etukäteen erikseen huoltajan kanssa.
Valterin tuottamissa markkinointimateriaaleissa ja/tai maksullisissa julkaisuissa/tuotteissa voidaan käyttää ainoastaan sellaisia kuvia/videoita, joihin on saatu rekisteröidyn ja alaikäisen oppilaan osalta myös huoltajan suostumus nimenomaisesti julkaisukäyttöön.
Valterin julkisilla verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavissa julkaistut kuvat ovat julkisesti saatavilla mistä tahansa, myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Valokuvia ja videoita säilytetään / käsitellään
a) Opetuksen yhteydessä syntyvää kuva-aineistoa käsitellään aina kuluvan lukuvuoden ajan. Poikkeuksen voivat muodostaa sellaiset kuva-aineistot, joita voidaan käyttää opetuksen ja kuntoutuksen seurantaa varten sen aikaa, kun oppilas on Valteri-koulun oppilaana – tällaisia kuva-aineistoja ei luovuteta viestinnän käyttöön.
Muun oppilaaseen liittyvän kuva-aineiston julkaisuluvat tarkistetaan lukuvuosittain. Tarpeettomaksi käynyt kuva-aineisto arkistoidaan lukuvuosittain 10.6. mennessä.
b) Valterin ohjauspalveluiden asiakkaiden ja/tai muiden Valterin toimintaan osallistuvien henkilöiden kuten koulutuksiin osallistujien ja vierailijoiden (Valterin tiloissa ja/tai tapahtumissa) kuvien / videoiden osalta kuvapankkia katselmoidaan säännöllisesti ja päivitetään tarpeen mukaan.
c) Valterin henkilöstön osalta kuvaa voi käyttää niin kauan kuin työntekijä on Valterin palveluksessa, ellei hän ole erikseen pyytänyt, ettei tunnistettavaa kuvaa julkaistaisi.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Kuvapankin käyttöoikeuksia on rajattu käyttäjäryhmäkohtaisesti. Käyttövaltuus kuvapankkiin myönnetään vain organisaation palveluksessa oleville nimetyille henkilöille heidän työtehtäviensä edellyttämällä tavalla.
Julkaisulupien säilyttämistä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan Valterin tiedonohjaussuunnitelmalla. Itse kuva-aineisto säilytetään enintään niin kauan kuin kussakin tapauksessa on suostumuksen perusteella mahdollista.
Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaan henkilöllä, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity) on erilaisia oikeuksia riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta.
Henkilöllä on oikeus tietää (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15), käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.
Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi, artikla 17).
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä mm. suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia varten.
Rekisteröidyn oikeudet toteutetaan ottamalla ensin yhteys kyseessä olevia rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön, joiden yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta.
Mikäli koet, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (linkki)
Automaattinen päätöksenteko ja/tai profilointi
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä niihin kohdisteta automaattista päätöksen tekoa.
