EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laatimispvm: 31.3.2022
Rekisterinpitäjä
Valteri-koulu / Oppimis- ja ohjauskeskus Valteri
PL 101
40049 VALTERI
0295 332 700 (keskus)
Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt
Vastuu-/yhteyshenkilö:
Sanna Yli-Patola, viestintäpäällikkö
Puh. 0295 335 319, sanna.yli-patola@valteri.fi
Tietosuojavastaava: tietosuoja@valteri.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin oikeusperuste
Valterin kuvapankki on sähköinen kuva-aineiston (kuvien ja videoiden) tallennuspaikka. Kuvien ja videoiden yhteydessä voi olla henkilön nimi. Nimitietoa tarvitaan tarvittavien julkaisulupien yhdistämiseen tallennettujen kuva-aineistojen kanssa. Mikäli nimitiedon julkaisuun ei ole lupaa kuva-aineiston yhteydessä, poistetaan nimi esim. metatiedoista ennen kuvan julkaisua / julkaistavaksi luovuttamista.
Kuvapankissa säilöttäviä kuva-aineistoja käytetään julkaisulupien mukaisesti Valterin viestinnässä ja markkinoinnissa, kuten verkkosivuilla valteri.fi uutis- ja viestintäkäytössä, sosiaalisessa mediassa esim. tapahtuman tunnelmista kertoen, Valterin toiminnasta ja palveluista tehtävässä markkinointiviestinnässä sekä Valterin järjestämien tapahtumien viestinnässä Valterin omilla viestintäkanavilla.
Maksullisten palveluiden ja julkaisujen/tuotteiden markkinointikäytössä sekä mahdollisissa koulutusmateriaaleissa käytettäviin kuviin kysytään erikseen omat kuvaus- ja/tai julkaisuluvat.
Käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus ja alaikäisen oppilaan osalta vaaditaan lisäksi huoltajien suostumus.
Valterin tapahtumien ja koulutuksien osalta kuvaamisesta tapahtumassa informoidaan tilaisuuden ilmoittautumisen yhteydessä. Henkilön osallistuessa tilaisuuteen, hän suostuu tilaisuuteen ilmoittautuessaan mahdollisuuteen tulla kuvatuksi.
Henkilöstön osalta valokuva voidaan julkaista, mikäli kuvan käytölle löytyy perusteltu tarve esimerkiksi www-sivujen kouluttajaesittelyiden yhteydessä. Työntekijä voi silti halutessaan pyytää Valterin viestinnältä, ettei tämä julkaisisi kuvaa, josta työntekijä on selvästi erotettavissa.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteröityjen ryhmät:
a) Valteri-koulun oppilaat (suostumus tarkistetaan lukuvuosittain)
b) Valterin ohjauspalveluiden asiakkaat ja/tai muut tapahtumiin/ koulutuksiin ilmoittautuneet
c) Valterin henkilöstö
Henkilötietoryhmät:
– valokuva tai video, josta henkilö on tunnistettavissa
– kuvassa tai videossa olevien henkilöiden nimet
– opiskelijatyö, josta voi ilmetä tekijän henkilöllisyys
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto
Kuvan/videon julkaisulupa koskee Valterin tekemää organisaation toiminnasta kertovaa tai toimintaan liittyvää viestintää ja markkinointiviestintää eri viestintäkanavissa (pois lukien suora maksullisen palveluiden markkinointi), kuten verkkosivuja www.valteri.fi, Valterin uutiskirjettä ja sosiaalisen median kanavia (Facebook, Twitter ja Instagram) sekä Vintraa, joka on Valterin henkilöstölle tarkoitettu sisäisen viestinnän kanava. Internetissä ja sosiaalisessa mediassa julkaistuja kuva-aineistoja ei poisteta.
Kuva-aineiston julkaisulupa tiedotusvälineissä, koskien Valterin omasta toiminnasta kertovaa viestintää ja uutisointia. Mikäli Valteri-koulun oppilasta aiotaan haastatella televisioon, radioon tai lehtijuttuja varten, sovitaan haastattelusta aina etukäteen erikseen huoltajan kanssa.
Valterin tuottamissa markkinointimateriaaleissa ja/tai maksullisissa julkaisuissa/tuotteissa voidaan käyttää ainoastaan sellaisia kuvia/videoita, joihin on saatu rekisteröidyn ja alaikäisen oppilaan osalta myös huoltajan suostumus nimenomaisesti julkaisukäyttöön.
Valterin julkisilla verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavissa julkaistut kuvat ovat julkisesti saatavilla mistä tahansa, myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Henkilötietojen säilytysaika tai tämän ajan määrittämiskriteerit
Valokuvia ja videoita säilytetään / käsitellään
a) Opetuksen yhteydessä syntyvää kuva-aineistoa käsitellään aina kuluvan lukuvuoden ajan. Poikkeuksen voivat muodostaa sellaiset kuva-aineistot, joita voidaan käyttää opetuksen ja kuntoutuksen seurantaa varten sen aikaa, kun oppilas on Valteri-koulun oppilaana – tällaisia kuva-aineistoja ei luovuteta viestinnän käyttöön.
Muun oppilaaseen liittyvän kuva-aineiston julkaisuluvat tarkistetaan lukuvuosittain. Tarpeettomaksi käynyt kuva-aineisto arkistoidaan lukuvuosittain 10.6. mennessä.
b) Valterin ohjauspalveluiden asiakkaiden ja/tai muiden Valterin toimintaan osallistuvien henkilöiden kuten koulutuksiin osallistujien ja vierailijoiden (Valterin tiloissa ja/tai tapahtumissa) kuvien / videoiden osalta kuvapankkia katselmoidaan säännöllisesti ja päivitetään tarpeen mukaan.
c) Valterin henkilöstön osalta kuvaa voi käyttää niin kauan kuin työntekijä on Valterin palveluksessa, ellei hän ole erikseen pyytänyt, ettei tunnistettavaa kuvaa julkaistaisi.
Tekniset ja organisatoriset suojatoimet
Kuvapankin käyttöoikeuksia on rajattu käyttäjäryhmäkohtaisesti. Käyttövaltuus kuvapankkiin myönnetään vain organisaation palveluksessa oleville nimetyille henkilöille heidän työtehtäviensä edellyttämällä tavalla.
Julkaisulupien säilyttämistä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan Valterin tiedonohjaussuunnitelmalla. Itse kuva-aineisto säilytetään enintään niin kauan kuin kussakin tapauksessa on suostumuksen perusteella mahdollista.
Informointi
Tietosuojaseloste on nähtävillä osoitteessa www.valteri.fi/tietosuoja.
Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Eu:n tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen kirjaamo@valteri.fi. Tarkastuspyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen rehtorin allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen toteuttaa rekisteröidyn tarkastusoikeus.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Eu:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee rekisterinpitäjän valtuuttama henkilö sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan. Mikäli pyyntöä ei toteuteta, rekisteröidylle on kerrottava kieltäytymisen syyt.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Kuva-/videorekisterissä olevien oppilaiden henkilöllisyys on salassa pidettävää tietoa. Kuvia/videoita/nimeä eli tunnistettavia henkilötietoja ei luovuteta ilman asianomaisen oppilaan ja huoltajan suostumusta.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyrikkomuksesta tietosuojaviranomaiselle.
Automaattinen päätöksenteko ja/tai profilointi
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä niihin kohdisteta automaattista päätöksen tekoa.