TIPLA – TIETOSUOJASELOSTE

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679

Laatimispvm: 29.1.2020

Rekisterin pitäjä:

Valteri-koulu

PL 101

40049 VALTERI

Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt:

Terhi Lohtander, controller, terhi.lohtander(at)valteri.fi, p. 029 533 5444 

Tietosuojavastaava: tietosuoja(at)valteri.fi 

Rekisterin nimi:

TIPLA: Tiedonkeruu- ja tilastointijärjestelmä 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste:

Valterin laskutus- ja raportointijärjestelmä, jolla voidaan tuottaa palvelujen seurantaan ja raportointiin tarvittavat tiedot, mukaan lukien tulossopimuksessa tarvittavat tilastot järjestelmään tallennetuista tiedoista. 

Perusopetuslain (628/1998) 8 ja 39§:n nojalla Valterin tehtävänä on järjestää opetusta sekä PoL 39§ mukaisia kehittämis-, ohjaus- ja tukitehtäviä. Tällä perusteella Valteri myy palveluita asiakkaille (kunnat, yhteisöt, yksityishenkilöt), minkä vuoksi tarvitaan tiedot tilauksista laskutusta, tilastointia ja seurantaa varten. 

Rekisterin tietosisältö sekä henkilötietoryhmät:

Oppilas 

  • Oppilaasta tallennetaan vain nimikirjaimet, viitataan maksusitoumuksen tiedoilla

 Asiakas 

  • Asiakkaan viite
  • Asiakasnumero
  • Nimi1
  • Nmi2
  • Tunniste
  • Ryhmä
  • Hakuperuste
  • Katu
  • Postinumero
  • Paikkakunta
  • Maa
  • Postilokero
  • PL-postinumero
  • Postilokeron sijainti
  • Y-tunnus tai henkilöturvatunnus
  • OVT-tunnus
  • Operaattori
  • Kanavam
  • ALV-tunnus
  • Lvalue
  • Kieli

 Työntekijä 

  • Nimi
  • Titteli
  • Toimipaikka
  • Toimintayksikkö
  • Tila
  • Työsuhde voimassa
  • Sähköpostiosoite
  • KäyttäjärooliTiplassa
  • Onko opetushenkilöstöä vai ei

Henkilötietojen tietolähteet:

Henkilötiedot saadaan tehdyistä palvelusopimuksista ja/tai maksusitoumuksista. Laskutusyhteystiedot saadaan Palkeilta Kiekun asiakasrekisteristä.

Henkilötietojen luovutukset  ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle:

Tiplasta siirretään Palkeiden laskutuspalveluun tiedot tilausten laskutusta varten. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  

Henkilötietojen säilyttämisaika:

Tiplaan tallennettavien Palkeiden  taloushallinnon ratkaisun sisältämän asiakas- ja toimittajarekisterin henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat lainsäädäntöön, jossa määritellään kirjanpitoaineiston säilytysajat. 

Kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista / tietojen suojaus:

Rekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään digitaalisessa muodossa järjestelmän palvelimen kovalevyllä. Tallentimet sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa. Rekisteri on salasanasuojattu ja sen käyttöoikeus on määritelty ja rajattu tietyille henkilöille työtehtävien perusteella käyttövaltuuspolitiikan mukaisesti. 

Informointi:

Rekisteriseloste on nähtävillä https://valteri.fi/tietosuoja 

Tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteri-tiedot. 

Lähtökotaisesti maksutonta, tietyin edellytyksin voidaan periä hallinnolliset kustannukset. Tai mikäli rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, tällöin ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus on pystyttävä esittämään rekisteröidylle.  

Tarkastuspyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja se tarkistetaan ennen tietojen antamista. 

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen rehtorin allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty.  

Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen toteuttaa rekisteröidyn tarkastusoikeus. 

Oikeus vaatia tiedon korjaamista:

Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee rekisterinpitäjän valtuuttama henkilö sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä.  

Epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan ilman viivytystä. Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle.  

Henkilöllä on mahdollisuus saada korjattua puutteelliset henkilötiedot toimittamalla lisäselvitys. Muutospyyntö tulee yksilöidä ilmoittaen tieto mikä tulee korjata ja miten.  

Pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja se tarkistetaan ennen tietojen korjaamista.  

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä oikaisemasta tietoja lakiperusteisesti. Rekisteröidylle on kerrottava kieltäytymisen syyt.  

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyrikkomuksesta tietosuojaviranomaiselle. 

Automaattinen päätöksenteko ja/tai profilointi:

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä niihin kohdisteta automaattista päätöksen tekoa.