Nappula tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laatimispvm: 14.5.2019

Rekisterinpitäjä

Valteri-koulu
PL 101
40049 VALTERI
0295 332 700 (keskus)

Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt

Vastuuhenkilö:
Kimmo Hurtig, Kehittämispäällikkö
PL 106, 90049 VALTERI
Puh. 0295 29 4642

Yhteyshenkilö:
Peetu Toivonen, suunnittelija
PL 104, 00049 VALTERI
Puh. 0295 33 5466

Tietosuojavastaava: tietosuoja@valteri.fi

Rekisterin nimi

Nappula

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Opetuksen, kuntoutuksen, asumisen, hoidon ja ohjauspalveluiden yhteinen asiakastietojärjestelmä, jossa hallitaan oppilasta koskevaa tietoa ja viestitään oppilasta koskevista asioista. Nappula on hoito- ja kasvatustyön dokumentointiin luotu asiakastietojärjestelmä.

Rekisterin tietosisältö

Oppilaan nimi, hetu ja yhteystiedot, huoltajien yhteystiedot, sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedot sekä oppilaan arkeen, opetukseen, terveydentilaan sekä kuntoutukseen liittyvää kirjanpitoa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Oppilaaseen liittyvät perustiedot kirjataan manuaalisesti huoltajalta saatujen esitietolomakkeen tietojen perusteella. Rekisteri muodostuu Valterin oppilaille kouluhistorian aikana tapahtuvista kuntoutuksellisista
ja hoidollisista asiakirjoista sekä kirjauksista.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Rekisterin tietoja luovutetaan rekisteröidyn ja/tai hänen huoltajansa suostumuksella terveydenhuollon toimijoille ja/tai oppilaan lähikouluun. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Valteri-koulun henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyäkin.

Rekisteriin tallennetut tiedot ovat arkaluonteisia ja säädetty salassa pidettäviksi. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja (paloturva)kaapeissa. Sähköiseen rekisteriin tallennettujen tietojen osalta rekisterin käyttöoikeuksia (käyttäjätunnus, salasana, lisäksi oikeuksia on rajattu käyttäjäryhmäkohtaisesti) on myönnetty vain koulun palveluksessa oleville nimetyille henkilöille heidän työtehtäviensä edellyttämällä tavalla. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla.

Informointi

Tietosuojaseloste on nähtävillä osoitteessa www.valteri.fi/tietosuoja.

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Eu:n tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti.  Tarkastuspyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen rehtorin allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen toteuttaa rekisteröidyn tarkastusoikeus.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Eu:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee rekisterinpitäjän valtuuttama henkilö sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä.

Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja  tarvittaessa se tarkistetaan. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä oikaisemasta tietoja lakiperusteisesti. Rekisteröidylle on kerrottava kieltäytymisen syyt.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevat tiedot ovat pääosin salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta ilman asianomaisen oppilaan huoltajan suostumusta, ellei tietoa pyytävällä taholla ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyrikkomuksesta tietosuojaviranomaiselle.

Automaattinen päätöksenteko ja/tai profilointi

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä niihin kohdisteta automaattista päätöksen tekoa.