Nappula tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laatimispvm: 14.5.2019, päivitetty 18.3.2022
Rekisterinpitäjä
Valteri-koulu
PL 101
40049 VALTERI
0295 332 700 (keskus)
Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt
Vastuuhenkilö:
Kimmo Hurtig, Kehittämispäällikkö
PL 106, 90049 VALTERI
Puh. 0295 29 4642
Yhteyshenkilö:
Pia Walle, Kuntoutuspäällikkö
PL 103, 70049 VALTERI
Puh. 0295 33 2080
Tietosuojavastaava: tietosuoja@valteri.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Opetuksen, kuntoutuksen, asumisen, hoidon ja ohjauspalveluiden yhteinen asiakastietojärjestelmä, jossa hallitaan oppilasta koskevaa tietoa ja viestitään oppilasta koskevista asioista. Nappula on hoito- ja kasvatustyön dokumentointiin luotu asiakastietojärjestelmä.
Yhteystietoja voidaan käyttää Valterin oman toiminnan kehittämisessä tarvittavien palvelukohtaisten palautteiden keräämiseen.
Rekisterin tietoja voidaan käyttää tutkimus- sekä tilastointitarkoituksessa. Tutkimuskäyttöä varten tutkijan tulee hakea erikseen tutkimuslupaa Valterilta.
Tutkimusaineisto tulee minimoida ja tutkimus tulee toteuttaa ilman henkilötietoja aina kun mahdollista. Mikäli tutkimusta ei voida toteuttaa ilman henkilötietoja, tulee laatia henkilötietojen käsittelyn vaikutusten arviointi.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteröityjen ryhmät:
a) Valteri-koulun oppilaat (oppilaaksiottopäätös)
b) Oppimis- ja ohjauskeskus Valterin ohjauspalveluiden asiakkaat (tilaussopimus/maksusitoumus)
Rekisteröityjen tietosisällöt:
Oppilaan nimi, hetu ja yhteystiedot, huoltajien yhteystiedot, sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedot sekä oppilaan arkeen, opetukseen, terveydentilaan sekä kuntoutukseen liittyvää kirjanpitoa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan huoltajilta. Tarvittaessa tietoja voidaan pyytää asiakaskohtaisesti huoltajan suostumuksella myös muilta tahoilta yksilöllisen palvelun toteuttamiseksi.
Valteri-koulun oppilaaseen liittyvät perustiedot kirjataan manuaalisesti huoltajalta saatujen tietojen perusteella. Rekisteri muodostuu Valterin oppilaille kouluhistorian aikana tapahtuvista kuntoutuksellisista ja hoidollisista asiakirjoista sekä kirjauksista.
Tilaussopimuksen/maksusitoumuksen perusteella syntyneen asiakkuuden osalta lapsen nimi, hetu sekä joissain tapauksissa myös huoltajan nimi/yhteystiedot saadaan palvelun tilaajalta. Muut yksilöllisen palvelun toteuttamiseksi tarvittavat tiedot kerätään annettavan palvelun vaatimassa laajuudessa huoltajalta ja lisäksi huoltajan suostumuksella tietoja voidaan pyytää myös muilta toimijoilta.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto
Rekisterin tietoja luovutetaan rekisteröidyn ja/tai hänen huoltajansa suostumuksella terveydenhuollon toimijoille ja/tai oppilaan lähikouluun.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Valteri-koulun henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyäkin.
Rekisteriin tallennetut tiedot ovat arkaluonteisia ja säädetty salassa pidettäviksi. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja (paloturva)kaapeissa. Sähköiseen rekisteriin tallennettujen tietojen osalta rekisterin käyttöoikeuksia (käyttäjätunnus, salasana, lisäksi oikeuksia on rajattu käyttäjäryhmäkohtaisesti) on myönnetty vain koulun palveluksessa oleville nimetyille henkilöille heidän työtehtäviensä edellyttämällä tavalla. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla.
Informointi
Tietosuojaseloste on nähtävillä osoitteessa www.valteri.fi/tietosuoja.
Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Eu:n tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Tarkastuspyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen rehtorin allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen toteuttaa rekisteröidyn tarkastusoikeus.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Eu:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee rekisterinpitäjän valtuuttama henkilö sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä.
Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä oikaisemasta tietoja lakiperusteisesti. Rekisteröidylle on kerrottava kieltäytymisen syyt.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevat tiedot ovat pääosin salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta ilman asianomaisen oppilaan huoltajan suostumusta, ellei tietoa pyytävällä taholla ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyrikkomuksesta tietosuojaviranomaiselle.
Automaattinen päätöksenteko ja/tai profilointi
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä niihin kohdisteta automaattista päätöksen tekoa.