Toimintakykyarvio.fi tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laatimispvm: 29.11.2018

Rekisterinpitäjä

Valteri-koulu
PL 101
40049 VALTERI

Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt

Vastuuhenkilö:
Jaakko Viitasaari, rehtori
PL 106, 90049 VALTERI
Puh. 0295 29 4356, etunimi.sukunimi@valteri.fi

Yhteyshenkilö:
Anna-Kaisa Puusaari, projektipäällikkö
PL 106, 90049 VALTERI
Puh. 0295 29 4436, etunimi.sukunimi@valteri.fi

Tietosuojavastaava: tietosuoja@valteri.fi

Rekisterin nimi

toimintakykyarvio.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Palvelun avulla voidaan lähettää oppilaalle, huoltajalle ja oppilaan arjessa toimiville ammattihenkilöille toimintakykyarvio-kyselyt sähköpostiin. Palvelu koostaa vastaukset erilaisiin näkymiin, joita toimintakykyarvio-kyselyt lähettänyt taho pääsee tarkastelemaan. Palvelusta saatavaa toimintakykytietoa käytetään oppilaan oppimisen ja koulunkäynnin tukemiseksi. Toimintakykyarvioon kirjautuminen vaatii rekisteröitymisen ja sähköpostimuotoisen käyttäjätunnuksen. Arviot näkyvät vain tietylle käyttäjätunnukselle ja muilla henkilöillä ei ole niihin pääsyä.

Rekisterin tietosisältö

Nimi (valinnainen), sähköpostiosoite
Järjestelmän käyttö ei vaadi oppilaan nimi tai tunnistetietojen käyttöä ja ohjeistaa anonyymiuteen. Toimintakykyarvion toimeenpanija lähettää kyselyt palvelusta sähköpostitse, mutta vastaanottajien
sähköpostit eivät tallennu palvelimelle. Järjestelmä koostaa vastaukset raportointia varten toimeenpanijalle.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään vain rekisteröityneiltä käyttäjiltä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Palvelusta tulostettavat ja tallennettavat asiakirjat ovat salassa pidettäviä, ja niihin sisältyviä tietoja voivat saada vain kyseistä oppilasta opettavat opettajat ja muut tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt. He voivat saada tietoja siinä laajuudessa kuin he työtehtävissään tarvitsevat. Perusopetuslain 40 §:n 4 momentin mukaisesti alle 18-vuotiaan oppilaan siirtyessä toisen opetuksen tai koulutuksen järjestäjän järjestämään opetukseen, toimintaan tai koulutukseen tulee aikaisemman opetuksen järjestäjän toimittaa oppilaan opetuksen tai koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen tai koulutuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen tai koulutuksen järjestäjän pyynnöstä. Näin ollen välttämättömien tietojen luovutus ei edellytä huoltajan suostumusta. Tietojen luovuttaja harkitsee, mitkä tiedot ovat välttämättömiä.

Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa laajemmin huoltajan suostumuksella. Palvelusta saatavat, toimintakykytietoa sisältävät asiakirjat voidaan siirtää vastaanottavaan oppilaitokseen opintojen alkaessa, peruskoulun jälkeen riittävien tukitoimien mahdollistamiseksi oppilaan ja huoltajan suostumuksella. Tietoja tulee käsitellä luottamuksellisesti.

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään digitaalisessa muodossa järjestelmän palvelimen kovalevyllä. Tallentimet sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa. Rekisteri on salasanasuojattu ja sen käyttöoikeus on määritelty ja rajattu tietyille henkilöille työtehtävien perusteella. Toimintakykyarvion toimeenpanija huolehtii, että koottu toimintakyvyn kuvaus kirjataan oppilaitoksen kirjaamiskäytänteen mukaisesti ja asiakirjat säilytetään lukituissa kaapeissa oppilaitoksen käytänteiden mukaisesti

Informointi

Tietosuojaseloste on saatavilla osoitteista valteri.fi ja toimintakykyarvio.fi

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Tarkastuspyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja se tarkistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen rehtorin allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen toteuttaa rekisteröidyn tarkastusoikeus. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee rekisterinpitäjän valtuuttama henkilö sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja se tarkistetaan.

Kielto-oikeus

Rekisterissä olevat tiedot ovat pääosin salassa pidettäviä. Tietoja ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä taholla ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.