Tapahtumanhallinta/koulutusilmoittautumiset ja palautekyselyt (Lyyti) tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laatimispvm: 14.5.2019

Rekisterinpitäjä

Valteri-koulu,
PL 101,
40049 VALTERI

Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt:

Vastuuhenkilö:
Mervi Pulkkinen, kehittämispäällikkö,
puh. 0295 33 2060

Yhteyshenkilö:
Minna Närhilä, viestinnän suunnittelija,
puh. 0295 335 464

Tietosuojavastaava: tietosuoja@valteri.fi

Rekisterin nimi

Valterin koulutus- ja tapahtumailmoittautumiset, kesäleiriilmittautumiset sekä palautekyselyt asiakkaille ja mahdollisesti henkilöstölle.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, palvelu- ja tuotekehityksen, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.
Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä. Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Rekisterin tietosisältö

Koulutus/tapahtuma osallistuja: Nimi, ammatti, työpaikka, luokka-aste, katuosoite (työ), postinumero (työ), postitoimipaikka (työ), puhelinnumero (työ), faksinumero, katuosoite (koti), postinumero(koti), postitoimipaikka (koti), sähköpostiosoite, millä osoitteella vahvistus koulutuksen alkamisesta lähetetään, suostumus siitä, voiko lähettää koulutus- ja materiaaliesitteitä sähköpostilla.

Leiri-ilmoittautuja: Nimi, ikä ja yhteystiedot, halutaanko päivä- vai yöleirille, koko viikoksi vai muutamalle päivälle

Laskutus: Koulutuksen/tapahtuman/leirin ja ruokailun laskutusosoitteet.

Ruokailu: Haluaako osallistuja aamukahvin, päiväkahvin tai lounaan. Mahdollinen erityisruokavalio.

Palautekyselyt: Valterin palveluihin ja tuotteisiin liittyvät kysymykset osallistujille/ostajille. Henkilöstöpalautekyselyiden kysymykset.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröiden tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujan ilmoittamat tiedot ja laskutuksen tietokanta. Palautekyselyiden yhteydessä tietolähteenä toimivat tehdyt maksusitoumukset tai sopimukset.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan rekisteröidyn suostumuksella Valterin sisäiseen käyttöön.

Laskutusvaiheessa Valteri-koulu siirtää laskutusta varten tarvittavat tiedot Valteri koulun osalta teknisen käyttöyhteyden avulla Opetushallituksen ja koulun käyttämään taloushallinnon tietojärjestelmään.

Tietoja ei luovuteta eteenpäin Valterin ulkopuolisten toimijoiden käyttöön, poikkeuksena kolmannen osapuolen kanssa yhteistyössä järjestettävät tilaisuudet, joihin liittyvät osallistujatiedot toimitetaan myös kolmannelle osapuolelle.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jatkossa tiedot voivat kuitenkin sijaita asiakkuudenhallintajärjestelmässä (pilvipalvelna toteutettu) EU:n tai ETA:n alueella palveluntarjoajan palvelimella EU:n tietosuojaasetuksen sallimissa rajoissa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Jos rekisteriin saadaan manuaalista tietoaineistoa tai sitä tulostetaan, säilytetään sitä lukitussa tilassa. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti.

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. Palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja.

Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Informointi

Rekisteriseloste on nähtävillä osoitteessa www.valteri.fi

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Eu:n tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan tietopyyntölomakkeella rekisterinpitäjälle.

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
– pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä,
– tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää (= peruuttaa lupa) rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Eu:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan tiedon poistamista. Halutessaan hän voi osoittaa pyynnön kirjallisena rekisterin pitäjälle.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.