Tapahtumanhallinta/koulutusilmoittautumiset ja palautekyselyt (Lyyti) tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laatimispvm: 29.1.2020

Rekisterinpitäjä

Valteri-koulu,
PL 101,
40049 VALTERI

Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt

Vastuuhenkilö:
Petteri Alanko, ma. viestintäpäällikkö
Puh. 0295 33 5319, petteri.alanko@valteri.fi

Tietosuojavastaava: tietosuoja@valteri.fi

Rekisterin nimi

Valterin koulutus- ja tapahtumailmoittautumiset, kesäleiri-ilmoittautumiset sekä palautekyselyt asiakkaille ja mahdollisesti henkilöstölle.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, palvelu- ja tuotekehityksen, yhteydenottojen, asioinnin, reklamoinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.
Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä. Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Rekisterin tietosisältö

Koulutus/tapahtuma osallistuja: Nimi, ammatti, työpaikka, luokka-aste, katuosoite (työ), postinumero (työ), postitoimipaikka (työ), puhelinnumero (työ), faksinumero, katuosoite (koti), postinumero(koti), postitoimipaikka (koti), sähköpostiosoite, millä osoitteella vahvistus koulutuksen alkamisesta lähetetään, suostumus siitä, voiko lähettää koulutus- ja materiaaliesitteitä sähköpostilla.

Laskutus: Koulutuksen/tapahtuman/leirin ja ruokailun laskutusosoitteet sekä laskutettavan asiakkaan Y-tunnus tai henkilötunnus.

Ruokailu: Haluaako osallistuja aamukahvin, päiväkahvin tai lounaan. Mahdollinen erityisruokavalio.

Leiri-ilmoittautuja: Nimi, ikä ja yhteystiedot, halutaanko päivä- vai yöleirille, koko viikoksi vai muutamalle päivälle

Palautekyselyt: Valterin palveluihin ja tuotteisiin liittyvät kysymykset osallistujille/ostajille. Henkilöstöpalautekyselyiden kysymykset.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröiden tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi.

Henkilötietojen tietolähteet

Osallistujan ilmoittamat tiedot ja laskutuksen tietokanta. Palautekyselyiden yhteydessä tietolähteenä toimivat tehdyt maksusitoumukset tai sopimukset.

Henkilötietojen luovutukset ja tietojen siirto

Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan rekisteröidyn suostumuksella Valterin sisäiseen käyttöön.

Laskutusvaiheessa Valteri-koulu siirtää laskutusta varten tarvittavat tiedot Valteri koulun osalta teknisen käyttöyhteyden avulla Opetushallituksen ja koulun käyttämään taloushallinnon tietojärjestelmään.

Tietoja ei luovuteta eteenpäin Valterin ulkopuolisten toimijoiden käyttöön, poikkeuksena kolmannen osapuolen kanssa yhteistyössä järjestettävät tilaisuudet, joihin liittyvät osallistujatiedot toimitetaan myös kolmannelle osapuolelle.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jatkossa tiedot voivat kuitenkin sijaita asiakkuudenhallintajärjestelmässä (pilvipalvelna toteutettu) EU:n tai ETA:n alueella palveluntarjoajan palvelimella EU:n tietosuojaasetuksen sallimissa rajoissa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Jos rekisteriin saadaan manuaalista tietoaineistoa tai sitä tulostetaan, säilytetään sitä lukitussa tilassa. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti.

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. Palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja.

Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaan henkilöllä, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity) on erilaisia oikeuksia riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta.

Henkilöllä on oikeus tietää (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15), käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.

Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi, artikla 17). Uutiskirjeen tilauksen rekisteröity voi peruttaa myös uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä mm. suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia varten.

Rekisteröidyn oikeudet toteutetaan ottamalla ensin yhteys kyseessä olevia rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön, joiden yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta.

Mikäli koet, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (linkki)