Kuntayhdyshenkilörekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laatimispvm: 5.6.2019

Rekisterinpitäjä

Valteri-koulu,
PL 101,
40049 VALTERI

Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilöt:

Vastuuhenkilö:
Mervi Pulkkinen, kehittämispäällikkö,
puh. 0295 33 2060

Yhteyshenkilö:
Minna Närhilä, viestinnän suunnittelija,
puh. 0295 335 464

Tietosuojavastaava: tietosuoja@valteri.fi

Rekisterin nimi

Kuntayhdyshenkilö-, opetus- ja sivistystoimenjohtorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteri on Valterin kuntayhdyshenkilö ja sivistys- ja opetustoimenhenkilörekisteri, jonka avulla lähetämme kohdennettuja uutiskirjeitä heille.

  • Tiedotamme tuen järjestämiseen liittyvistä valtionavustuksista ja olemme valmiita toimimaan kehittämiskumppanina jo hankkeen suunnitteluvaiheessa.
  • Tiedotamme opetus- ja oppilashuoltohenkilöstön täydennyskoulutuksista.
  • Tiedotamme palveluistamme ja verkostoitumistilaisuuksista.
  • Pidämme kuntayhdyshenkilöt ajan tasalla Valterin maksuttomista ja maksullisista ohjauspalveluista sekä oppimisen ja koulunkäynnin tukeen liittyvistä materiaaleista.
  • Hyödynnämme saatuja sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita mm. edellä mainittujen toimenpiteiden suorittamiseen.

Oikeusperuste: Henkilön suostumus.

Rekisterin tietosisältö

Etunimi, Sukunimi, Puhelin, Matkapuhelin, Sähköposti, Yritys, Tehtävänimike, Postitoimipaikka, Kunta, Maakunta, Maa

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön itsensä ilmoittamat tiedot kyselylomakkeen kautta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilön tiedot säilyvät rekisterissä, mutta yhteystietojen tilaksi muuttuu ”Ei saa” –lähettää, mikäli henkilö ei halua uutiskirjettä. Näin varmistetaan, että hän ei jatkossakaan saa uutiskirjettä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään digitaalisessa muodossa järjestelmän palvelimen kovalevyllä. Tallentimet sijaitsevat palveluntarjoajalla lukitussa ja valvotussa tilassa. Palveluntarjoaja vastaa ohjelma-alustan toimivuudesta ja tietoturvallisuudesta sekä varmistamisesta. Rekisteri on salasanasuojattu ja sen käyttöoikeus on määritelty ja rajattu tietyille henkilöille työtehtävien perusteella käyttövaltuuspolitiikan mukaisesti.

Rekisteriä käsitellään pääasiassa sähköisesti. Mikäli käsittelyssä syntyy manuaalista aineistoa, se säilytetään lukitussa kaapissa.

Informointi

Rekisteriseloste on nähtävillä osoitteessa www.valteri.fi/tietosuoja/

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteri-tiedot. Lähtökohtaisesti maksutonta, tietyin edellytyksin voidaan periä hallinnolliset kustannukset. Tai mikäli rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, tällöin ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus on pystyttävä esittämään rekisteröidylle.

Tarkastuspyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja se tarkistetaan ennen tietojen antamista.
Rekisteröidyn tulee ilmoittaa tiedon etsimiseksi palvelu/järjestelmä, josta tieto halutaan saada. Esim. kuntayhdyshenkilörekisteri.

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen rekisterin vastuuhenkilön allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty.
Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen toteuttaa rekisteröidyn tarkastusoikeus.

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee rekisterinpitäjän valtuuttama henkilö sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan ilman viivytystä. Oikaisu / korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä varmistutaan ja se tarkistetaan ennen tietojen korjaamista.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää (= peruuttaa lupa) rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Eu:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan tiedon poistamista. Halutessaan hän voi osoittaa pyynnön kirjallisena rekisterin pitäjälle.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Automaattinen päätöksenteko ja/tai profilointi

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä niihin kohdisteta automaattista päätöksen tekoa.