Motiivi – tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laatimispäivä 27.3.2018

Rekisterinpitäjä

Valteri-koulu | Oppimis- ja ohjauskeskus Valteri, Ruskis
Tenholantie 15, 00280 Helsinki

Rekisteristä vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Apulaisrehtori Minna Rouste
Tenholantie 15, 00280 Helsinki, puhelin 0295 33 5314

Rekisterin nimi

Motiivi – oppilastieto- ja informaationhallintajärjestelmä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin tarkoitus

Perusopetuslain (628/1998) 8, 39 ja 52 §:n nojalla opetusministeriö on määrännyt Valteri-koulu Ruskiksen tehtäväksi järjestää liikunta- ja monivammaisille sekä pitkäaikaissairaille lapsille ja nuorille enintään kaksi vuotta kestävää esiopetusta, perusopetusta ja lisäopetusta sekä opetukseen liittyviä tukipalveluita. Rekisterin käyttötarkoitus on oppilastietojen ja arviointi- ja ohjausasiakkaiden tietojen ylläpito.

Rekisterin tietosisältö

Oppilaan yksilöintitiedot

  • Suku- ja etunimi
  • Kutsumanimi
  • Syntymäaika
  • Henkilötunnuksen loppuosa
  • Sukupuoli
  • Kotiosoite
  • Puhelinnumero (koti ja oma)
  • Sähköposti
  • Kotikunta
  • Äidinkieli
  • Kansalaisuus
  • Uskontokunta
  • Lähiomaiset ja huoltajuustiedot
    • Lähiomaisen / huoltajan suku- ja etunimi
    • Osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköposti

Muut oppilaaseen liittyvät tietotyypit

Opetus

  • Lupatiedot
  • Kuva
  • Lausunnot
  • Päätökset

Hoito ja kuntoutus

  • Lausunnot
  • Maksusitoumukset ja -suositukset
  • Terveyskertomus / Epikriisi
  • Kuntoutussuunnitelma
  • Lähetteet
  • Terveystietokortti
    • Diagnoosit
    • Tutkimukset
  • Ensiapu- ja allergiatiedot
  • Lääkitystiedot
  • Hoitoisuustiedot (Toimintakyvyn kuvaus)

Arviointi- ja ohjausasiakkaan yksilöintitiedot

  • Suku- ja etunimi
  • Kutsumanimi
  • Syntymäaika
  • Kotiosoite
  • Puhelinnumero (koti ja oma)
  • Sähköposti
  • Kotikunta
  • Äidinkieli
  • Lähiomaiset
    • Lähiomaisen suku- ja etunimi
    • Osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköposti

Muut asiakkaaseen liittyvät tietotyypit

  • Lähetteet
  • Maksusitoumukset
  • Lausunnot: alkuarviointi ja yhteenvetolausunto

Säännönmukaiset tietolähteet

Oppilastietolomake, jonka huoltajat täyttävät ja allekirjoittavat

  • Toisen koulun, terveyskeskuksen tai sairaalan toimittamat tiedot
  • Opetuksen, kuntoutuksen ja hoidon yhteydessä syntyneet tiedot

Tietojen säännönmukainen luovuttaminen

Oppilasta koskevia tietoja voidaan huoltajien suostumuksella luovuttaa kunnan koulu – ja sosiaalitoimen, terveyskeskuksen tai sairaalan henkilökunnan käyttöön silloin, kun ne ovat välttämättömiä oppilaan koulunkäynnin, hoidon tai kuntoutuksen järjestämisen kannalta. Huoltajilta pyydetään kirjallinen lupa oppilaan tietojen siirtoon lukuvuodeksi kerrallaan. Tiedot luovutetaan paperitulosteena.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei siirretä

Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Kaikki oppilaaseen liittyvä, edellä määritelty, tieto löytyy sähköisenä järjestelmästä. Vain sellainen tieto, joka välttämättä joudutaan toimittamaan paperitulosteena, muutetaan manuaaliseen muotoon ja säilytetään asianmukaisesti.

B. ATK:lle talletetut tiedot
Motiivi ohjelmistoa käytetään Internet Explorer selaimen avulla. Työaseman ja toimittajan palvelintietokoneiden välisen liikenteen salaukseen käytetään SSL 128 bittistä salausta. Työasemat ja palvelintietokoneet on suojattu palomuurein ja ohjelmallisesti viruksia vastaan. Jokaisella käyttäjällä on
henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Salasana on määritelty hyvän salasanakäytännön mukaisesti. Järjestelmän sisällä on tarkoin määritelty yksilötasolla ketkä ja mitkä henkilöstöryhmät saavat nähdä mitäkin tietoja oppilaasta. Samoin on määritelty ketkä saavat viedä oppilastietoja järjestelmään. Käyttäjän työasemalle ei tallenneta mitään oppilastietoja vaan tietoja selataan ja käsitellään järjestelmän sisällä.

Informointi

Tämä rekisteriseloste on nähtävillä osoitteessa: https://www.valteri.fi/tietosuoja/